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Comment déléguer tâches et responsabilités ?

Que signifie déléguer au sein d'une entreprise ?

Il y a délégation lorsqu’un responsable, au terme d’un contrat, confie à l’un de ses collaborateurs une activité ou une mission en vue d’agir en son nom.

Passage incontournable vers le succès mais aussi véritable défi, la délégation s’appuie sur la confiance en l’autre et sur l’abandon d’une partie de son pouvoir au profit d’un collaborateur. Elle ne saurait de ce fait se concevoir sans contrôle.

La délégation ne saurait également se confondre avec une simple instruction ou un ordre : confier à quelqu’un une tâche, ce n’est pas déléguer mais lui confier une véritable mission c’est la preuve d’une possible délégation.

Quels sont les avantages de la délégation ?

Les raisons qui amènent un dirigeant à opter pour la délégation sont nombreuses et elles présentent de nombreux avantages d’abord pour lui, ensuite pour celui qui reçoit la délégation, enfin pour toute l’entreprise.

Avantages pour le responsable lui-même

Les avantages de la délégation concernent d’abord le manager qui, délégation engagée, va pouvoir se centrer sur d’autres activités qu’il juge plus importantes.

En effet, cela va lui permettre de mieux gérer son temps et de se donner d’autres priorités.

Mais d’abord, avant qu’elle ne soit conclue et formalisée avec le délégataire, il va lui falloir choisir la bonne personne, ce qui impliquera pour lui une démarche fort utile : celle d’identifier les compétences et les ambitions de chacun de ses collaborateurs afin de déterminer celui qui sera le plus apte à recevoir la délégation.

Ensuite, il lui faudra cerner avec précision la mission qu’il est prêt à confier et se préparer à expliquer au délégataire sélectionné les raisons de son choix. Enfin, il lui faudra apprendre à négocier les termes du contrat de la délégation et le mode de contrôle afférent.

Avantages pour les collaborateurs choisis :

Les collaborateurs auxquels une délégation a été donnée citent souvent comme premier avantage, une véritable reconnaissance : ils se sentent reconnus au travers de leurs compétences. Et même lorsqu’ils peuvent douter de leur capacité à y arriver, ils perçoivent très nettement l’opportunité de faire voir à leur responsable et à leurs collègues de quoi ils sont véritablement capables et l’occasion de se montrer dignes de la confiance qui leur est manifestée.

Il est évident pour tous que l’engagement à prendre des responsabilités est un excellent moyen de se former à des pratiques nouvelles et à gagner en autonomie.

Avantages pour l’entreprise ou la structure :

L’entreprise qui voit ses managers déléguer à certains de leurs collaborateurs des missions de plus en plus importantes est une entreprise qui grandit grâce à une gestion, au quotidien, de ses ressources humaines. L’entreprise en question devient une entreprise dans laquelle les managers apprennent à faire confiance, s’approprient l’art de la négociation, celui du contrôle et du reporting.

L’entreprise crée alors les conditions favorables à la motivation de ses membres et à la progression collective.

Quels sont les freins à la délégation ?

Parce que la délégation est impossible

Il est impossible de déléguer si, autour de lui, le manager n’a pas les collaborateurs capables de prendre en charge la moindre mission nouvelle. Cette situation est sans doute passagère mais elle peut se constater et le manager devra attendre des jours plus favorables.

Le manager peut aussi se sentir complètement débordé et ne pas avoir le temps d’opérer une sélection des tâches à déléguer et de choisir un éventuel délégataire.

Souvent alors des managers disent « à quoi bon déléguer à mes collaborateurs ? Je mettrais plus de temps à leur expliquer qu’à le faire moi-même ! »

Certains managers expliquent aussi qu’ils n’ont pas une idée précise de ce qu’il faudrait faire faire. Et c’est parce qu’ils n’ont pas compris la méthodologie de la délégation qu’ils pensent qu’il est préférable, pour le moment, de s’abstenir.

Certains managers ont aussi un véritable scrupule de se débarrasser de certaines tâches et qui pourraient être considérées comme une corvée par le délégataire pressenti.

Enfin un manque réel de confiance en soi peut se traduire par un manque de confiance en ses propres collaborateurs.

Parce que l’on ne veut pas déléguer

La peur inconsciente de perdre du pouvoir est souvent à l’origine des refus de passer à des démarches de délégation : « si je confie certaines missions à des collaborateurs, ne vont-ils pas penser que je ne suis pas irremplaçable » ?

La crainte que le collaborateur fasse mieux que le manager est aussi souvent perceptible, ainsi que l’agacement de voir l’autre faire différemment.

D’autres craintes comme celles d’entendre les collaborateurs répondre « qu’ils ne sont pas payés pour faire cela » ou de les entendre réagir à la proposition et demander « combien çà va leur rapporter en échange » sont souvent à l’origine d’hésitations et débouchent sur le refus de prendre le risque de déléguer.

Des échecs subis dans des délégations antérieures peuvent conduire le manager à ne pas oser à accorder à nouveau sa confiance.

La crainte de créer des jalousies entre les membres de son équipe et de ne pas savoir commenter ses choix d’un délégataire peut aussi faire partie des freins à la délégation.

Le management ou l'art de diriger: Le Cadre

- fixer et faire partager à ses équipes des objectifs clairs et précis,
- mobiliser des techniques de gestion des hommes efficaces et adaptées,
- savoir prendre en compte les particularités et la diversité des talents, des compétences et des personnalités.

Le management est donc tout à la fois une science et un art qui, pour être efficace et bien compris, obéit à certaines règles.

Le Cadre dans le secteur public ou privé, doit aujourd'hui être le moteur des ses Collaborateurs !

Il doit participer à des activités business hors horaires de son travail.

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Un cadre est une personne appartenant à la catégorie supérieure des salariés. C'est également un membre de l'encadrement ou du management d'une entreprise ou d'une administration.

Cadres : Renforcez votre Posture Managériale

Bien que le terme anglais management ait été adopté par l'Académie française avec une prononciation francisée, on note que cet emprunt intégral à l'anglais n'ajoute rien de plus à ce qu’apporte le terme gestion.

Les vocables manager et management dérivent des mots français ménager et ménagement qui veulent dire ‘régler avec soin’ (Le Robert).

Sachant conduire le ménage, comme un « bon père de famille », le manager (ou gestionnaire) est celui qui sait utiliser les moyens mis à sa disposition pour diriger au mieux la « maison ». Ainsi, chacun de nous, quel que soit son rôle et son métier, est concerné par le management. Chacun de nous ferait donc du management sans le savoir. Il est cependant préférable de manager, de gérer, en sachant ce que l’on fait.

Comment définir le Management ?

Le management (ou la gestion) est l'ensemble des techniques d'organisation de ressources qui sont mises en œuvre pour l'administration d'une organisation, dont l'art de diriger des hommes, afin d'obtenir une performance satisfaisante. Ces ressources peuvent être financières, humaines, matérielles ou autres. On entend par organisation une entreprise, une administration ou même une association.

Il y a deux horizons dans la conduite des organisations : l’horizon opérationnel et l’horizon stratégique :

1. L’horizon stratégique est au niveau de la Direction qui fixe les grandes orientations de l’organisation, la politique d’ensemble, la conduite à long terme, le choix des stratégies, mène les études et met en place les prévisions.
2. L’horizon opérationnel fait référence à la conduite, au jour le jour, des affaires courantes et à la mise en application, dans le détail, de la politique générale dictée par la Direction.

En somme, le management consiste à prévoir (les buts et les moyens), organiser (les moyens et les méthodes permettant d’atteindre les objectifs), commander (prendre des décisions et donner des directives), coordonner (les actions et les fonctions) et contrôler (les actions menées et comparer les résultats aux objectifs).

Quel est le rôle du Manager ?

Le rôle du manager a bien évolué ces dernières années. Il ne donne plus seulement des ordres que ses subordonnés se contentent d’appliquer sans la moindre contestation. Il se doit de convaincre ses collaborateurs du bien fondé de ses décisions et de les rallier à son point de vue.

Le manager veille à ce qu’il y ait une cohérence d’ensemble dans toutes les actions qu’il entreprend. Il, a pour mission de faire accepter toutes les choses nécessaires au bon fonctionnement de son service ou de l’entreprise dans son ensemble (adaptabilité, flexibilité, etc.).

C’est pourquoi il doit, avant toute chose, obtenir la confiance de son équipe pour pouvoir gagner l’adhésion de la majorité. Afin d’asseoir sa légitimité, la maturité, une attitude sereine et ferme (pas autoritaire) lui sont nécessaires. Mais, pas seulement. Bien connaître ses collègues en étant sur le terrain afin de mieux cerner leurs attentes et leurs difficultés, leur consacrer du temps, vérifier que chacun reste au maximum de ses capacités est très important. Le manager est responsable du travail effectué et garant de la cohésion dans son groupe.